Digitalna era i pandemija omogućili su poslodavcima i poslovođama da proces rada organizuju tako da zaposleni mogu raditi od kuće u potpunosti, povremeno ili nekoliko dana u mesecu. Ovo je posebno izraženo u industrijama čije se osnovno zanimanje bazira na pružanju interenet usluga, kao što su IT (informacione tehnologije), digitalni marketing, savetovanje i tako dalje. Tokom 2020. mnoga poslovanja su bila prinuđena da pređu na rad od kuće, a ona koja nisu preživela su velike gubitke. Koliko god rad od kuće bio primamljiv za sve strane uključene, postavlja se pitanje da li je nužno dobar i da li je kancelarija i dalje neophodna?
Niže u tekstu ćemo izneti pet razloga zašto smo uvereni da je kancelarija ipak podjednako bitna kao što je nekada bila.

Tokom policijskog časa i fizičkih zatvaranja kancelarija, mnogo poslodavaca se uverilo da je rad na daljinu (rad od kuće) dobar izbor i da otvara mnogo prednosti, kao što su: smanjenje troškova, zadovoljstvo zaposlenih, online organizacija posla koja uključuje da se stvari lakše prate preko mejlova i slično. Većina poslovođa bila je iznenađena da rad od kuće može da funkcioniše besprekorno. Digitalne tehnologije i platforme omogućile su da se održavaju sastanci, brzo razmenjuju zadaci i poruke među zaposlenima, da se preko video poziva održavaju happy hour okupljanja, a sve to zajedno doprinelo je da posao bude obavljen efikasno i efektivno. To je uticalo na menadžere i neminovno uzrokovalo da se postavi pitanje: Da li je rad iz poslovnih prostora prošlost?

Biti u prilici da iskustveno potvrdimo da je rad od kuće zapravo moguć i uz to da daje kvalitetne rezultate, nesumnjivo je uticalo na to kako pristupamo kancelarijskim prostorima. Poslovanja su se prilagodila fleksibilnijem načinu rada i jasno je da će većina usvojiti mogućnost rada od kuće kao deo svoje poslovne prakse. Međutim, da li je zaista dobro otpisati tradicionalne kancelarije i da li su u potpunosti izgubile značaj ostaje otvorena tema na koju ćemo pokušati da damo dogovor.

Tim na sastanku u kancelariji We Share poslovni prostor, Resavska 31

U cilju da pružanja sveobuhvatnog pristupa ovom pitanju i podrške poslovođama i menadžerima u procesu donošenja odluke da li treba zadržati poslovni prostor i kancelarije ili ne, iznosimo vam 5 razloga zašto je fizička kancelarija bitna kao što je bila i pre.

Predstavljanje poslovanja

Poslovanje je kompleksan sistem čiju celinu čini i brending – način na koji se isto predstavlja korisnicima, zaposlenima – tržištu u celini. Kancelarija, odnosno poslovni prostor iz kog poslovanje obavlja aktivnosti, je svakako deo imidža koji biznis gradi. Kancelarija je zapravo otelotvorenje biznisa. Kroz način na koji će poslovni prostor biti uređen, dizajniran i organizovan, poslovanje komunicira svoj identitet, etiku i vrednosti. Kancelarijski prostor predstavlja centar dešavanja u koji saradnici, partneri, klijenti, zaposleni pa i predstavnici medija mogu da dođu i iskuse atmosferu koje vaše poslovanje stvara i vrednosti koje gaji. Osećaj koji će u njima probuditi kada uđu u vaš poslovni prostor u mnogome može biti presudan faktor za uspešnost saradnje i stvaranje odnosa, a to naravno nadalje može uticati na to da steknete nove klijente ili pridobijete i zadržite kvalitetan kadar.

Omogućuje kvalitetniju saradnju

Kancelarija, radni prostor u okviru kog zaposleni rade, je prirodno okruženje koje olakšava saradnju i komunikaciju. Premda nove tehnologije omogućuju zaposlenima da komuniciraju putem interneta, to nikako nije isto kao kada se radi uživo. Kada se radi u okviru istog radnog prostora, zaposleni su u mogućnosti da vide kako se kolege osećaju, ponašaju, koje vrednosti gaje – a to čini esenciju kvalitetnih odnosa i čini osnovu za izgradnju dobrog tima. Ako za primer uzmemo situacije koje su stresne i zahtevaju od zaposlenih da daju svoj maksimum, ta atmosfera će uticati na svakog člana tima jer će kroz procenu svog fizičkog okruženja moći da odredi šta treba da radi i koje ponašanje se od njega očekuje u datom trenutku. Pored toga, mogu zatražiti podršku ili pomoć kolega. Na kraju, ovakva poslovna atmosfera osnažuje odgovornost. Razlog za to je što se smanjuje mogućnost da pojedinac zapostavlja svoje radne zadatke kako zbog drugih kolega, tako i zbog činjenice da su svesni da postoji nadzor menadžmenta i tima.

Komunikacija je takođe olakšana i preciznija kada se odvija uživo. Kada se zaposleni nađu na istom mestu odnosi se brže grade, a timski rad omogućuje bržu razmenu ideja i pronalaženje rešenja za probleme i/ili unapređenje poslovanja. Jasno je da efikasno pronalaženje rešenja predstavlja osnov za razvoj biznisa. Blizina saradnika utiče na smanjenje mogućnosti da se poruka/zadatak/informacija pogrešno protumači i otvara prostor za brže razjašnjenje konflikta i/ili nesporazuma. I ako su video pozivi odlična alternativa, loša konekcija, buka, neadekvatna oprema, tehničke poteškoće, kašnjenje zvuka koje izaziva preklapanje i utisak da svi pričaju u glas – mogu biti problemi i otežati razvogor ili sastanak.

We Share poslovni prostor, Resavska 31, Vračar

Kultura

Način na koji kompanija tretira svoje zaposlene u mogome utiče na to kakvu reputaciju će imati na tržištu rada i tržištu generalno. Ta reputacija svakako će uticati na ukupnu uspešnost kompanije, kao i na to koliko će menadžment biti sposoban da pridobije i zadrži kvalitetan stručni kadar. Bez kancelarije ili radnog prostora, teško je preneti vrednosti i uspostaviti sistem koji će zaposlenima omogućiti da shvate koje benefite kompanija pruža, kao i kakvo ponašanje je poželjno u okviru tima.

Još jedan benefit poslovnog prostora, a usko je povezana sa kulturom kompanije, je da omogućuje da svi zaposleni imaju iste radne uslove. Ako se izuzme top menadžment koji može imati luksuzniji prostor i nameštaj u okvru kancelarije, ostali članovi tima imaju iste stolove, stolice, isti pogled kroz prozor i jednake uslove za postizanje radne atmosfere i ispunjenje zadataka. Ovo svakako nije slučaj kod rada od kuće. Različiti životni uslovi i okruženje mogu biti razlog nezadovoljstva, izvor ometanja tokom rada, smanjene mogućnosti za koncentraciju i za posledicu slabiji učinak. Na sve to, u situacijama u kojima je potrebna podrška i brza reakcija nadređenih, rad od kuće može biti izvor frustracija jer reakcija može zakasniti, biti neadekvatno protumačena, a neki članovi tima mogu steći utisak da su im nadređeni nedostižni.

Kancelarija podstiče profesionalni razvoj

Poslovni prostor stvara okruženje u kom je svima omogućeno da budu suočeni sa različitim situacijama koje mogu biti kako profesionalne, tako i lične. Ovo je osnova za razvoj pojedinca u oba smisla. Iskustva koja stičemo na radnom mestu su sastavni deo života i utiču na to kako ćemo se dalje razvijati i formirati stavove, navike i uverenja. Razmena znanja i iskustva omogućuje da brže učimo, efikasnije rešavamo probleme i da razvijemo nove načine razmišljanja. Naravno, danas postoje online edukacije, seminari i kursevi koji mogu biti od velike pomoći kada je potrebno da steknemo nova znanja ili veštine, međutim to nam ne pruža neophodnu praksu koju stičemo zapravo radeći na različitim projektima. Imati nekoga ko nam na licu mesta može pomoći da nešto naučimo i naučeno odmah primenimo je neprocenjivo.

Isto važi za situacije u kojima je zaposlenima potreba podrška ili pomoć da reše problem ili kada se suoče sa teškom situacijom. Umesto kafe koju mogu popiti sa HR-om ili razgovora koji uživo mogu obaviti sa nadređenim, osobe koje rade na daljinu prinuđene su da koriste formalnije načine komunikacije, poput mejla, ako žele da razgovaraju sa nekim. Ovo može izazvati nelagodu koja rezultuje odustajanjem od traženja podrške i neminovno sporijem ili neadekvatno obavljenim zadatkom.

Zaštita podataka

Zaposleni koji rade od kuće susreću se sa problemom koji se tiče zaštite podataka. Razlog za to je korišćenje ličnih laptopova (kojima i drugi ukućani ili prijatelji mogu imati pristup), pristupanje internetu preko nezaštićenih servera, piratske verzije operativnih sistema, odsustvo anti-virus programa i slično. Sve ovo izlaže poverljive podatke poslovanja riziku od krađe, upada u sistem i niz drugih kritičnih situacija koje mogu uzrokovati da se poverljive infomacije nađu online, dostpune konkurenciji. Pored toga, poverljivi sastanci se nužno vode preko telefona i online, a to može biti poseban problem pogotovo zato što menadžment nema kontrolu nad tim ko se nalazi u prostoriji ili da li zaposleni radi recimo iz lokalnog kafića.

Prilikom rada u kancelariji moguće je zaštiti ruter, kompijuteri i laptopovi imaju jednu namenu, lakše se prate aktivnosti zaposlenih i sve to utiče na osiguravanje podataka.

 

We Share office space, Resavska 31

Uzimajući sve navedeno u obzir, jasno je da je rad iz kancelarije neophodan, koristan za sve i da još uvek pruža niz benefita koji stvaraju bazu za razvoj kako poslovanja, tako i svih zaposlenih. Daleko od toga da je rad od kuće nepoželjan ili nebitan, on će neminovno postati deo svakodnevnice poslovnog sveta ali kombinacija rada od kuće i iz kancelarije može biti idealno rešenje.

Nadamo se da vam je ovaj tekst pomogao da sagledate sve benefite i mane kako rada iz kancelarije, tako i rada od kuće i da će vam biti koristan u procesu donošenja odluke „Da li je mom poslovanju neophodan poslovni prostor?“

Ako se odlučite da iznajmite kancelariju, stojimo vam na raspolaganju. Više o We Share poslovnim prostorima možete videti na našem sajtu.
Za sva dodatna pitanja i informacije stojimo vam na raspolaganju, možete nas kontaktirati
ovde.